Als je zaken aan je personeel vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt, is dit in de regel belast. Maar niet altijd en daarbij kan het verschil maken of je een zaak vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt. Maar wat is het onderscheid?
Wie wordt eigenaar?
Als je een zaak vergoedt aan je werknemer, koopt de werknemer de zaak en betaal je het aankoopbedrag aan hem of haar terug. De werknemer is dan ook de eigenaar. Bij verstrekken koop je de zaak en geef je deze aan de werknemer. Ook dan wordt de werknemer de eigenaar. Bij ter beschikking stellen is dat niet zo. Je koopt de zaak en de werknemer mag de betreffende zaak slechts gebruiken. Je blijft ook de eigenaar.
Let op! Stel je een zaak ter beschikking, dan moet de werknemer deze teruggeven als hij uit dienst gaat. Jij bent immers de eigenaar. Hij kan je ook de restwaarde vergoeden.
Belast of niet?
Het kan fiscaal nogal wat verschil maken of je een zaak aan je werknemer vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt. Daarom is het van belang hier vooraf rekening mee te houden. Vergoed of verstrek je bijvoorbeeld werkkleding, zoals de overal van een schilder, dan is dit belast. Stel je de werkkleding ter beschikking, dan is het onbelast.
Werkkostenregeling
Als zaken belast zijn, is belastingheffing bij de werknemer te voorkomen door ze onder te brengen in de werkkostenregeling. Als je in een jaar binnen de zogenaamde ‘vrije ruimte’ blijft, hoef je als werkgever ook geen belasting te betalen. Daarboven betaal je 80% belasting via de eindheffing. Daarom is het belangrijk zoveel mogelijk gebruik te maken van onbelaste mogelijkheden.
Tip: op de site van de Belastingdienst is het Handboek loonheffingen te vinden. Hierin staat welke zaken je onbelast kan vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen.
Btw-aspecten
Houdt bij de vraag of je zaken vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt, ook de btw in de gaten. Zo kan je bijvoorbeeld vakliteratuur belastingvrij vergoeden, verstekken of ter beschikking stellen. Vergoed je echter de vakliteratuur, dan krijg je alleen de btw terug als de factuur op naam van jouw bedrijf staat.
Vragen over vergoedingen, verstrekkingen of ter beschikking stellingen? Neem gerust contact op.