Vanwege corona werkt Nederland zoveel mogelijk thuis. Maar kan je als werkgever je personeel hiervoor ook een onbelaste vergoeding geven? En zo ja, onder welke voorwaarden?
Is thuis fiscaal gezien een werkplek?
Voor het antwoord op bovenstaande vraag is allereerst van belang of de werknemer thuis een ruimte heeft die fiscaal als ‘werkplek’ aangemerkt kan worden. Er moet dan sprake zijn van een eigen in- of opgang met eigen sanitair en je moet de werknemer voor het gebruik ervan huur betalen. Meestal is aan deze voorwaarden niet voldaan.
Mag: pc’s, mobieltjes en gereedschap
Je mag pc’s, mobieltjes, gereedschap en soortgelijke apparatuur onbelast vergoeden of verstrekken als je in alle redelijkheid vindt dat deze spullen nodig zijn voor het werk. Hieronder valt ook een internetabonnement.
Mag: inrichting werkkamer
Als werkgever ben je volgens de Arbowet verantwoordelijk voor de werkplek van je werknemers, ook als zij thuiswerken. Dit betekent dat je daarom Arbovoorzieningen belastingvrij ter beschikking mag stellen of vergoeden. Hieronder vallen ook een bureau, stoel en lampen die de werknemer in zijn werkkamer nodig heeft. De werknemer mag hier geen eigen bijdrage voor betalen.
Mag niet: koffie/thee/toiletpapier
Het vergoeden of verstrekken van koffie, thee, toiletpapier en dergelijke vanwege het verplichte thuiswerken is belast. Deze vergoedingen en verstrekkingen kan je wel onderbrengen in de werkkostenregeling.
Einde thuiswerken, wat dan?
Komt je personeel weer naar kantoor, dan moet de werknemer de spullen weer bij jou inleveren of er een vergoeding op basis van de dagwaarde voor betalen. Belastingvrije vergoedingen van bijvoorbeeld het internetabonnement moeten worden stopgezet. Zo niet, dan is het voordeel belast.
Werkkostenregeling
Vergoedingen en verstrekkingen die niet belastingvrij zijn, zijn desgewenst onder te brengen in de werkkostenregeling. Bijvoorbeeld € 10 per dag voor bijkomende kosten, zoals verwarming. Allereerst kun je natuurlijk kijken of je deze kosten kan betalen onder de noemer van een belastingvrije vergoeding die je niet al geeft. Deze bestemming moet je van tevoren benoemen. Als dat niet meer mogelijk is, komt de vrije ruimte in beeld. De vrije ruimte van de werkkostenregeling is ook in 2021 verruimd en bedraagt 3% van de loonsom tot € 400.000 en 1,18% over het meerdere. Zodoende word je als werkgever minder snel met de eindheffing van 80% geconfronteerd die je moet betalen voor zover je over de vrije ruimte heen schiet.
Vergoeding woon-werkverkeer
Kregen jouw werknemers al vóór 13 maart 2020 een onbelaste vergoeding voor het woon-werkverkeer, dan mag je die in ieder geval tot 1 april van dit jaar onbelast blijven doorbetalen. Op die manier kan je toch tegemoet komen in de extra kosten van thuiswerken. Het kabinet beraadt zich op een nieuwe regeling voor thuiswerkers vanaf 1 april 2021.
Laat het ons weten als je vragen hebt over de belastingvrije vergoedingen voor thuiswerken.