top of page

Oekraïense werknemers in de loonadministratie


SPECIAL LONEN 2023 | De laatste maanden hebben veel werkgevers Oekraïners in dienst genomen. We zetten daarom de belangrijkste aspecten voor deze doelgroep op een rij.


Algemeen

Bij het werven van buitenlands personeel moeten werkgevers zich aan bepaalde wetten en regels houden. Door de Richtlijn Tijdelijke Bescherming kunnen gevluchte Oekraïners in ieder geval tot 4 maart 2024 in de Europese Unie verblijven zonder dat zij asiel hoeven aan te vragen. Die termijn kan in een aantal etappes verlengd worden tot maximaal drie jaar. Op de site van de IND wordt aangegeven voor wie de Richtlijn Tijdelijke Bescherming precies van toepassing is.


De hoofdregel is dat asielzoekers de eerste zes maanden na aankomst niet mogen werken. Voor Oekraïners wordt hierop een uitzondering gemaakt. Als een Oekraïner is ingeschreven bij de gemeente, dan verstrekt de IND een bewijs van verblijf. Dit bewijs is een sticker in het paspoort of een los papier; soms krijgt men een pasje (O-document). Op deze site zie je hoe de sticker eruitziet en wat erop staat.


Om te mogen werken, is vanaf 1 november 2022 dit bewijs van verblijf nodig waarmee de Oekraïner kan laten zien dat hij/zij in Nederland mag zijn.


Tewerkstellingsvergunning

Sinds 1 april 2022, met terugwerkende kracht tot 4 maart 2022, hoef je als werkgever voor Oekraïners geen tewerkstellingsvergunning meer aan te vragen. Er gelden wel voorwaarden:

  • Gevluchte mensen uit Oekraïne mogen alleen in loondienst werken.

  • Werkgevers moeten de nieuwe werknemer melden bij het UWV, uiterlijk twee werkdagen voor de eerste werkdag van de nieuwe werknemer. Daarbij geef je informatie over de werkzaamheden, de werkuren en de werkplek. Klik hier.

  • De gevluchte Oekraïner moet met een sticker die of een O-document dat is afgegeven door de IND aantonen dat hij valt onder de Richtlijn Tijdelijke Bescherming.

Let op! Niet of niet tijdige melding is een overtreding van de Wet arbeid vreemdelingen.


De vrijstelling voor de tewerkstellingsvergunning geldt voor personen met de Oekraïense nationaliteit die op 23 februari 2022 in Oekraïne verbleven, op of na 27 november 2021 Oekraïne zijn ontvlucht of wanneer zij kunnen aantonen dat zij voor 27 november 2021 al in Nederland verbleven. Ook komen gezinsleden (huwelijkspartners, minderjarige ongehuwde kinderen en andere naasten familieleden) van de hierboven genoemde personen in aanmerking voor de vrijstelling.


Zzp’ers

Als een klant een opdracht wil geven aan een Oekraïense vluchteling die werkt als zzp’er, dan moet deze beschikken over een verblijfsvergunning als zelfstandige of de opdrachtgever dient in het bezit te zijn van een tewerkstellingsvergunning.


Uitzendkrachten

Voor een uitzendkracht doet het uitzendbureau de melding bij het UWV. Voor de vrijstelling voor Oekraïense uitzendkrachten gelden dezelfde voorwaarden als voor werknemers uit Oekraïne in loondienst.


Stagiaires

Vluchtelingen uit Oekraïne mogen voor hun opleiding stagelopen als zij onder de Richtlijn Tijdelijke Bescherming vallen. De stagiair hoeft niet gemeld te worden bij het UWV. Wel moet de werkgever samen met de stagiair en de onderwijsinstelling een stageovereenkomst afspreken.


Arbeidsovereenkomst

Een werkgever kan een Oekraïner in dienst nemen op basis van een arbeidsovereenkomst. Deze werknemer heeft dezelfde rechten als een Nederlandse werknemer (minimumloon, vakantiedagen, veilige werkplek etc.). Daarnaast is het wenselijk dat de arbeidsovereenkomst wordt opgesteld in een taal die de Oekraïner beheerst. Het moet de werknemer immers duidelijk zijn wat hij kan verwachten en wat er van hem verwacht wordt.


BSN

Om te mogen werken in Nederland, hebben werknemers uit Oekraïne ook een burgerservicenummer nodig. Die krijgen ze als ze zich inschrijven bij de gemeente waar zij verblijven.


Bankrekeningnummer

Werkgevers mogen het minimumloon op grond van de WML niet contant betalen. Er is dus een bankrekening nodig. Als er nog een eigen bankrekening is in Oekraïne en de werknemer heeft hier ook toegang toe, dan kan het loon ook op dat rekeningnummer uitbetaald worden. De werknemer kan zich ook tot een Nederlandse bank wenden om daar een bankrekening te openen.


Vluchtelingen die nog geen betaalrekening kunnen openen, bijvoorbeeld omdat ze nog geen geschikt identiteitsbewijs hebben, komen in aanmerking voor een tijdelijke prepaid betaalpas van de gemeente waar ze verblijven. De gemeente kan via zo’n prepaid betaalpas leefgeld ter beschikking stellen. Daarmee kan een pashouder in Nederland bijvoorbeeld dagelijkse boodschappen afrekenen en andere betalingen verrichten.


Identiteitsbewijs

Net als voor andere werknemers moet de identiteit vastgesteld worden en moet de werkgever dus controleren of het paspoort, identiteitsbewijs of reisdocument echt en geldig is. De kenmerken van Oekraïense documenten zijn hier te vinden.


Zorgverzekering

Ook een Oekraïense werknemer moet een zorgverzekering afsluiten als hij in Nederland gaat werken, uiteraard onder de voorwaarde dat hij of zij in Nederland verplicht verzekerd is.


Loonbelasting/premieheffing

Omdat de Oekraïners in vrijwel alle gevallen alleen in Nederland werken, zullen zij in Nederland premieplichtig zijn voor de volksverzekeringen en de werknemersverzekeringen.

De heffingskortingen (met name arbeidskorting en algemene heffingskorting) bestaan uit een premiedeel en een belastingdeel.


Premiedeel heffingskortingen

Oekraïners die in Nederland werken en verplicht verzekerd zijn, hebben in ieder geval recht op het premiedeel van de heffingskortingen.


Belastingdeel heffingskortingen

Voor het belastingdeel van de heffingskortingen ligt dat een stuk ingewikkelder. Sinds 2019 wordt voor toepassing van het belastingdeel van de heffingskortingen (de algemene en de arbeidskorting) in de loonheffingen onderscheid gemaakt in drie groepen:

  1. Inwoners van Nederland

  2. Inwoners van de EU en de EER

  3. Anderen

Ad 1

Voor de inwoners van Nederland geldt dat zij bij de inhouding van de loonheffingen (als aan de voorwaarden wordt voldaan) recht hebben op het belastingdeel van de heffingskortingen.


Ad 2

Voor de inwoners van de EU en de EER geldt dat zij bij de inhouding van de loonheffingen alleen recht hebben op de arbeidskorting. Als zij meer dan 90% van hun inkomen in Nederland verdienen, hebben ze ook recht op de algemene heffingskorting. Dat moet dan via een aangifte inkomstenbelasting of een voorlopige teruggaaf.


Ad 3

Voor anderen geldt dat bij de inhouding van de loonheffingen geen kortingen mogen worden toegepast. Als deze medewerkers echter 90% of meer van hun inkomen in Nederland verdienen, kunnen ze via een aangifte IB de kortingen alsnog verkrijgen, maar daarvoor moeten dus meer inspanningen worden verricht.


De werkgever moet de in te houden loonheffingen berekenen en dus ook bepalen tot welke groep een medewerker behoort.


Let op! De werkgever moet dit doen voor iedere medewerker, dus ook voor de Oekraïners.


De Oekraïners die nu in Nederland zijn, behoren tot groep 3 of groep 1. Oekraïne behoort immers niet tot de EU en de EER. De werkgever moet dus bepalen wat de woonplaats van een Oekraïner is. Is die in Nederland of elders? Maar hoe bepaal je de woonplaats?


Die wordt naar feiten en omstandigheden bepaald. Dat kan dus ook voor iedere werknemer anders zijn. Aspecten die in de beoordeling worden betrokken, zijn:

  • Waar verblijft het gezin?

  • Waar wordt de arbeid verricht?

  • Waar wordt een woning aangehouden?

  • Waar ingeschreven in de gemeentelijke administratie?

  • Wordt op woonadres gas, water en elektra gebruikt en betaald?

  • Waar is een bankrekening en wordt betaald/gepind?

  • Waar is de bank gevestigd?

  • Hoelang woont, werkt en verblijft men in Nederland (en/of het andere land)?

  • Waar is het sociale leven en verblijven familie en vrienden?

  • Waar zijn lidmaatschappen, abonnementen, verzekeringen, behandelingen van ziekte etc.?

  • Wat is de intentie van de werknemer?

Woonplaatstoets extra moeilijk

Voor Oekraïners is de woonplaatstoets extra moeilijk. Zij zijn tegen wil en dank in Nederland en de vraag is of ze ooit terug kunnen en als dat al kan, wanneer. Daar komt bij dat de verblijfstatus vooralsnog maar tot 4 maart 2024 geldt.


Omdat de woonplaatstoets normaal gesproken, en nu in het bijzonder, al ingewikkeld is, is begin april 2022 aan de Belastingdienst om een standpunt gevraagd. Tot op heden is daar nog geen reactie op gekomen. De beoordeling komt tot dusver dus neer op de werkgever en de werknemer.


Geen naheffingsaanslag Belastingdienst

Bij het vaststellen van de fiscale woonplaats van de werknemer moet de inhoudingsplichtige afgaan op alle feiten en omstandigheden die hem bekend zijn, waaronder de verklaring van de werknemer omtrent zijn woonplaats. Als deze vaststelling in alle redelijkheid heeft plaatsgevonden, zal de Belastingdienst geen naheffingsaanslag opleggen bij de inhoudingsplichtige als de inspecteur tot een ander oordeel over de fiscale woonplaats komt. Als de werkgever in alle redelijkheid, met alle bekende gegevens, de woonplaats bepaalt als Nederland, dan zal later geen naheffingsaanslag volgen. Dat verlangt wel dat de werkgever de feiten en omstandigheden probeert te verzamelen en dus ook informatie inwint bij de werknemer.


Let op! Om naheffingsrisico te voorkomen, is het van groot belang een goede (schriftelijke) vastlegging te maken en die in de loonadministratie op te nemen.


Let op! Als een Oekraïner wordt beschouwd als inwoner van Nederland kan dat ook fiscale gevolgen (inkomstenbelasting) hebben voor andere inkomens- en/of vermogensbestanddelen.


Let op! Als de woonplaats niet in Nederland is, maar in de loonadministratie wel het tijdelijke adres in Nederland wordt ingevuld, moet het anoniementarief toegepast worden.


Als de werkgever zekerheid wenst, kan hij kiezen voor groep 3. Het nadeel daarvan is dat het nettoloon van de werknemer lager zal worden. De werknemer kan dan later proberen via de aangifte inkomstenbelasting de kortingen alsnog te verkrijgen. Maar dat is voor velen waarschijnlijk lastig.


RefugeeWork

Om werkgevers en werkzoekenden met een vluchtachtergrond aan elkaar te koppelen, is RefugeeWork gelanceerd (www.refugeework.nl). Dit is een onlinebanenplatform dat vacatures in elf talen aanbiedt en informatie geeft over wettelijke regelingen voor werkgevers en onderwerpen als cultuurverschillen. RefugeeWork biedt startbanen, doorgroeibanen, leer-werktrajecten of stages aan. Het platform werd gelanceerd bij IKEA. Het bedrijf ontwikkelde een succesvol programma waarbij mensen werkzoekenden met een vlucht-achtergrond werkervaring kunnen opdoen om hun kansen op de arbeidsmarkt te vergroten.


Kommentare


bottom of page