Fiscale regeling rond carpoolen

Carpoolen is goed voor het milieu en is kostenbesparend voor de deelnemers. Bovendien kan je als werkgever een belastingvrije vergoeding geven. Wat de mogelijkheden zijn is afhankelijk van wie het carpoolen organiseert en of men carpoolt met de eigen auto of met een auto van de zaak.

Gebruik eigen auto en zelf organiseren

Als werknemers met hun eigen auto carpoolen en het carpoolen zelf organiseren (dat wil zeggen dat je als werkgever geen carpoolverplichting oplegt), mag je iedere deelnemer (bestuurder én meerijders) de belastingvrije vergoeding van maximaal €0,23/km betalen voor hun eigen afstand woon-werkverkeer.

Zijn er meerijders die zelf over een auto van de zaak beschikken? Dan mag je, als je dat wenselijk vindt, ook aan hen een onbelaste vergoeding van maximaal € 0,23 per kilometer geven voor de daadwerkelijk niet met de auto van de zaak afgelegde afstand.

Let op! Of de meerijders de vergoeding zelf behouden of onderling verdelen, mogen ze zelf beslissen en heeft voor jou geen fiscale gevolgen.

Gebruik eigen auto en werkgever organiseert

Als werknemers met hun eigen auto carpoolen en de werkgever organiseert het carpoolen, mag aan de bestuurder maximaal €0,23/km belastingvrij worden betaald. De kilometers betreffen dan niet alleen de afstand woon-werkverkeer van de bestuurder maar ook alle omrijkilometers voor het oppikken van de collega’s. Aan degenen die meerijden mag in dat geval geen belastingvrije vergoeding worden gegeven.

Auto van de zaak en zelf organiseren

Als werknemers met een auto van de zaak carpoolen en dit zelf organiseren, mag alleen aan de meerijders een belastingvrije vergoeding van maximaal €0,23/km worden betaald voor hun afstand woon-werkverkeer. Of de meerijders de vergoeding behouden of onderling verdelen, mogen ze ook nu zelf beslissen.

Auto van de zaak en werkgever organiseert

Als werknemers met een auto van de zaak carpoolen en de werkgever organiseert het carpoolen, dan mag aan geen van de werknemers een belastingvrije kilometervergoeding worden verstrekt.

Wat verstaan we onder ‘organiseren’?

De fiscale behandeling is afhankelijk van de vraag of sprake is van vervoer door de werkgever. Van vervoer door de werkgever is sprake als de werkgever een carpoolverplichting oplegt en dus het vervoer organiseert. Als je werknemers vraagt om aan jou door te geven hoe ze het carpoolen organiseren, betekent dit echter nog niet dat je het carpoolen ook organiseert. Hier is dus meer voor nodig. Ook het alleen bijhouden of werknemers belangstelling hebben voor carpoolen, wordt nog niet als organiseren aangemerkt.

Let op! Als je een hogere belastingvrije vergoeding wil geven dan hiervoor beschreven, kan je dit aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Voorwaarde is wel dat dit aanwijzen voldoet aan de hiervoor geldende gebruikelijkheidstoets. Houd er verder rekening mee dat je bij overschrijding van de vrije ruimte 80% eindheffing verschuldigd bent.