Belastingvrije vergoeding rijbewijs B en E mogelijk?

Je wil de kosten van het behalen van een rijbewijs aan een werknemer vergoeden. Kan dit belastingvrij? En zo ja, gaat dit dan ten koste van de vrije ruimte?

Het antwoord op deze vraag is afhankelijk van het soort rijbewijs en of het rijbewijs nodig is voor werkzaamheden van de werknemer.

Rijbewijs B

Een regulier bewijs dat nodig is voor het besturen van een auto (rijbewijs B) kan je aan de werknemer vergoeden. Dit kan onbelast als je deze vergoeding aanwijst als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Dit gaat dus ten koste van de vrije ruimte.

Gebruikelijkheidstoets

Het vergoeden van het rijbewijs moet wel aan de gebruikelijkheidstoets voldoen. Anders kan dit niet onbelast (je kan dan niet aanwijzen als eindheffingsloon) en moet je dit in de belastingheffing betrekken bij de werknemer.

De gebruikelijkheidstoets betekent dat het vergoeden niet meer dan 30% mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. De beoordeling van deze toets vindt plaats aan de hand van onder meer de soort vergoeding en de waarde en wie de vergoeding krijgt.

Heeft jouw werknemer het rijbewijs op geen enkele manier nodig voor het uitvoeren van zijn of haar werkzaamheden, dan kan het zijn dat de Belastingdienst vindt dat de vergoeding niet gebruikelijk is. In zo’n geval kan de vergoeding van het rijbewijs B niet belastingvrij.

Tip: de beoordeling of iets voldoet aan de gebruikelijkheidstoets is niet altijd eenvoudig. Om discussie over elke euro met de Belastingdienst te voorkomen, kan je gebruikmaken van de doelmatigheidsmarge van € 2.400. Tot een bedrag van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar beschouwt de Belastingdienst de zaken namelijk in alle redelijkheid als gebruikelijk. In alle redelijkheid betekent dat het loon van de werknemer bijvoorbeeld niet lager mag worden dan het wettelijk minimumloon of bij een stagiair.

Rijbewijs E

Heeft jouw werknemer al een rijbewijs B, dan kan je een rijbewijs voor het rijden met een aanhanger van maximaal 3.500 kilogram (rijbewijs E) aan de werknemer vergoeden. Dit kan onbelast als de werknemer het rijbewijs E nodig heeft voor zijn of haar werkzaamheden.

Moet de werknemer bijvoorbeeld regelmatig met een zware aanhanger (meer dan 750 kilogram) op pad voor werkzaamheden, dan heeft hij of zij daarvoor een rijbewijs E nodig. In dat geval geldt voor de vergoeding van dit rijbewijs een zogenaamde gerichte vrijstelling voor de verbetering van de vaardigheden ter vervulling van de dienstbetrekking. De vergoeding is dan onbelast zonder dat je de vrije ruimte daarvoor hoeft aan te spreken.

Let op! Is het rijbewijs E niet nodig voor de werkzaamheden van de werknemer, dan kan de vergoeding eventueel alsnog onbelast als je deze aanwijst als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Let daarbij wel op de gebruikelijkheidstoets, zoals hiervoor beschreven.