Leen je wel eens personeel in voor je onderneming, bijvoorbeeld bij tijdelijke drukte of seizoenswerk? Zorg dan dat je voldoet aan alle regelgeving. Anders loop je het risico op hoge boetes of aansprakelijkheid voor loonheffingen en btw. Waar moet je op letten en wat moet je regelen?
Van inlenen is sprake als personeel dat in dienst is bij een andere ondernemer, in jouw onderneming onder jouw leiding of toezicht werkzaamheden verricht. De andere ondernemer kan een uitzendbureau zijn, maar bijvoorbeeld ook een collega-ondernemer die zijn personeel (tijdelijk) aan jou uitleent.
Blijft het personeel onder leiding en toezicht van de andere ondernemer, dan is er geen sprake van inlenen maar van aannemen van werk. Je kunt dan niet als inlener aansprakelijk gesteld worden, maar mogelijk krijg je wel te maken met de ketenaansprakelijkheid.
Verlegging van btw
De inlenersaansprakelijkheid geldt voor loonheffingen én btw. In sommige gevallen moet de btw echter verplicht verlegd worden door de uitlener naar de inlener. De inlener draagt dan de btw af en kan deze tegelijkertijd als voorbelasting in aftrek brengen (voor zover de inlener belaste prestaties verricht).
De verplichte verleggingsregeling bij uitlening van personeel geldt bij fysieke werkzaamheden aan onroerende zaken of schepen in de sectoren bouw, scheepsbouw, schoonmaak en hoveniers.
Tip: het is niet altijd eenvoudig of eenduidig vast te stellen of de verleggingsregeling van toepassing is. Bij twijfel kan je altijd contact op nemen met één van onze relatiebeheerders.
Let op! Past een uitlener de verplichte verleggingsregeling ten onrechte niet toe en berekent hij btw op jouw factuur, dan kan je deze btw niet als voorbelasting in aftrek brengen. Wees daarom alert wanneer de verleggingsregeling van toepassing is en verzoek de uitlener om deze toe te passen.
Inlenersaansprakelijkheid
Als inlener kan je door de Belastingdienst aansprakelijk gesteld worden als de uitlener of doorlener de volgende belastingen en premies niet betaalt:
loonheffingen (dit omvat loonbelasting, premies volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zorgverzekeringswet)
en/of btw
Als inlener of doorlener kan je je aansprakelijkheid beperken door een aantal maatregelen te treffen, zoals het aanvragen van een verklaring betalingsgedrag, het registreren van de juiste gegevens, het storten op een G-rekening of het gebruik maken van de disculpatiemogelijkheid voor gecertificeerde uitleners.
Verklaring van betalingsgedrag
Een uitlener kan de Belastingdienst periodiek (bijvoorbeeld één keer per kwartaal) vragen te verklaren dat hij alle loonheffingen en btw heeft betaald. Deze verklaring geeft jou als inlener een beeld van de risico’s die je loopt, maar geeft je geen vrijwaring.
Registratie van gegevens
Het komt zeer regelmatig voor dat de Belastingdienst de loonheffingen waarvoor je als inlener aansprakelijk wordt gesteld, heeft vastgesteld met het anoniementarief. De aansprakelijkheid voor het anoniementarief wordt verminderd als je de identiteit van het ingeleende personeel en het loon per ingeleend personeelslid en per werk kunt aantonen. Ook moet je kunnen aantonen dat het ingeleende personeel over een geldige verblijfs- of tewerkstellingsvergunning beschikt. Je voldoet aan deze voorwaarden als je de volgende gegevens van elk ingeleend personeelslid registreert (onder meer aan de hand van het getoonde ID-bewijs):
NAW-gegevens, geboortedatum, Burgerservicenummer (BSN)
nationaliteit
soort identiteitsbewijs, nummer en geldigheidsduur
aanwezigheid van een A1-verklaring, verblijfsvergunning, tewerkstellingsvergunning of notificatie NAW-gegevens uitlener
een overzicht van de gewerkte uren (per dag)
Let op! Het maken en hebben van een kopie ID-bewijs is niet toegestaan, tenzij het gaat om een ingeleende kracht die inwoner is van een land buiten de EU. In dat geval is het hebben van een kopie ID-bewijs en een kopie werk- en verblijfsvergunning verplicht. Een kopie van dit identiteitsbewijs moet je bovendien tot vijf jaar na beëindiging van het werk bewaren. Doe je dit niet, dan riskeer je een boete.
Laat je een vreemdeling zonder vereiste tewerkstellingsvergunning werken, dan riskeer je een boete van € 8.000 per vreemdeling. Doet een overtreding zich vaker voor, dan kan dit bedrag verhoogd worden met 50%, 100% of 150%. Bij ernstige overtreding (meer dan 20 illegaal tewerkgestelden) kan de inspectie SZW een bedrijf preventief stilleggen.
Storten op G-rekening
Een G-rekening is een geblokkeerde rekening van de uitlener of doorlener. Je kan de aansprakelijkheid beperken door het deel van de factuur van de uitlener dat bestemd is voor loonheffingen en btw, te storten op de G-rekening. In de omschrijving bij de storting vermeld je het factuurnummer en eventuele andere identificatiegegevens van de factuur. Deze factuur moet aan de wettelijke eisen voldoen en het nummer of kenmerk van de overeenkomst, het tijdvak en de omschrijving of het kenmerk van het werk bevatten.
Daarnaast moet je zowel de betalingen als de hierboven genoemde te registreren gegevens, zoals de persoonlijke gegevens van het ingeleend personeel en de manurenregistratie, uit je administratie kunnen halen en kunnen laten zien. Als je aan deze voorwaarden voldoet, word je als inlener voor het op de G-rekening gestorte bedrag niet meer aansprakelijk gesteld. Je kan nog wel aansprakelijk gesteld worden voor een eventueel restbedrag als de loonheffingen en/of btw hoger zijn dan de storting.
Gecertificeerde uitlener
Je kunt als inlener een beroep doen op de disculpatieregeling. Dit betekent dat je niet aansprakelijk gesteld wordt, ook niet als achteraf blijkt dat de uitlener te weinig loonheffingen of btw heeft afgedragen. Je moet dan voldoen aan de volgende voorwaarden:
De uitlener voldoet aan de NEN 4400-1 of de NEN 4400-2 norm en is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA). Op de website van SNA (www.normeringarbeid.nl) kan je controleren welke ondernemingen aan deze eisen voldoen.
Je stort 25% van het factuurbedrag (inclusief btw) op de G-rekening van de uitlener. Als voor de btw de verleggingsregeling van toepassing is, stort je 20%.
De factuur voldoet aan de wettelijke eisen en het nummer of kenmerk van de overeenkomst, het tijdvak en de omschrijving of het kenmerk van het werk staan op de factuur vermeld.
Bij betaling vermeld je het factuurnummer en eventuele andere identificatiegegevens van de factuur.
Uit je administratie blijken direct de gegevens van de inlening, de manurenadministratie en de betalingen.
Je moet de controle op de identiteit van het ingeleende personeel kunnen aantonen aan de hand van de registratie, het BSN moet bekend zijn en je moet kunnen aantonen dat het personeel over een geldige verblijfs- of tewerkstellingsvergunning beschikt.
Een aantal grote beursgenoteerde uitzendondernemingen heeft zekerheid gesteld voor de betaling van hun loonheffingen en btw. Als je personeel inleent van een dergelijke uitzendonderneming, hoef je voor vrijwaring niet de 25% van het factuurbedrag op de G-rekening te storten. De Belastingdienst geeft aan dergelijke uitzendondernemingen jaarlijks een verklaring af. Beschikt je uitlener over een dergelijke (geldige) verklaring en voldoe je aan de overige voorwaarden, dan kan je het gehele factuurbedrag overmaken naar de uitzendonderneming en kan je je toch nog beroepen op de disculpatieregeling.
Tip: voldoe je niet aan de voorwaarden van de disculpatieregeling, dan is er nog een andere disculpatiemogelijkheid. Als het niet betalen van de loonheffingen en btw niet aan jou en de uitlener te wijten is, zal je niet aansprakelijk gesteld worden. Een voorbeeld is een faillissement door plotseling verslechterde economische omstandigheden of uitzonderlijk slechte weersomstandigheden.
Doe de Waadi-check
Elke ondernemer die personeel uitleent, is verplicht dit te registreren bij de Kamer van Koophandel (KvK). Ondernemingen die bedrijfsmatig personeel uitlenen (bijvoorbeeld uitzendbureaus) moeten in hun bedrijfsactiviteiten ‘ter beschikking stellen van arbeidskrachten’ aangeven. Ondernemers die niet-bedrijfsmatig personeel uitlenen (bijvoorbeeld een aannemer die tijdelijk personeel uitleent aan een collega-aannemer) hebben alleen een meldingsplicht bij de KvK. Controleer altijd, voordat je zaken gaat doen met een uitlener, of deze juist bij de KvK geregistreerd is. Je doet dit eenvoudig met de gratis Waadi-check op de website van de KvK.
Let op! Leen je personeel in van een ondernemer die dit niet heeft geregistreerd bij de KvK, dan riskeer je een hoge boete die kan oplopen van € 12.000 (bij minder dan 10 ingeleende werknemers) tot € 48.000 (bij 30 of meer ingeleende werknemers). Eenzelfde boete kan worden opgelegd aan de uitlener.
Het bovenstaande geldt niet voor eenmansbedrijven: een zzp’er zonder eigen bv hoeft zich niet als uitzendonderneming te registreren bij de KvK. Leen je een dga in (die tezamen met zijn echtgenoot ten minste 90% van de aandelen in zijn bv bezit), dan bedraagt de boete voor zowel de bv als de inlener vooralsnog nihil.
Let op! Als jouw uitlener bij de KvK juist is geregistreerd, levert dat nog geen vrijwaring voor de inlenersaansprakelijkheid op.
Wet aanpak schijnconstructies
De Wet aanpak schijnconstructies (WAS) gaat uitbuiting en onderbetaling van werknemers en oneerlijke concurrentie tegen. De WAS bevat onder meer de verplichte girale betaling van het minimumloon, de verplichte specificatie van kostenvergoedingen die onderdeel vormen van het loon en het verbod op inhoudingen en verrekeningen voor zover daarmee minder wordt uitbetaald dan het netto equivalent van het minimumloon. Daarnaast kan een ingeleende werknemer jou (als inlener) hoofdelijk aansprakelijk stellen als de uitlener het verplichte minimum of cao-loon niet (volledig) aan de werknemer betaalt.
Let op! Dit betreft een ketenaansprakelijkheid. Dit betekent dat de inleenkracht ook de opvolgende doorlener aansprakelijk kan stellen, net zo lang tot het eind van de keten bereikt is.
De rechter oordeelt of je als inlener aansprakelijk bent voor het betalen van het achterstallig loon. Je kunt een aantal maatregelen nemen om het risico van aansprakelijkheidstelling te beperken. Zo is het verstandig te controleren of je met betrouwbare bedrijven samenwerkt. Denk daarbij bijvoorbeeld aan controle van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel en bij de Stichting Normering Arbeid (www.normeringarbeid.nl) en de tijdige betaling loonheffing (verklaring betalingsgedrag Belastingdienst). Beoordeel daarnaast of sprake is van een eerlijke prijs en zorg voor een goed contract met duidelijke afspraken over arbeidsvoorwaarden en arbeidsomstandigheden.
Leg de verplichting op om deze voorwaarden ook te laten gelden voor bedrijven verderop in de keten. Belangrijk is verder om actie te ondernemen wanneer je signalen krijgt dat de uitlener onderbetaalt. Doe onderzoek, spreek de uitlener aan en verbreek zo nodig de samenwerking.
Let op! De genomen maatregelen bieden geen vrijwaring, maar een rechter zal wel eerder geneigd zijn om je niet aansprakelijk te stellen. Blijf echter altijd alert en grijp in als je vermoedt dat de uitlener zijn werknemer niet meer (volledig) betaalt.
De ketenaansprakelijkheid geldt alleen voor opdrachtgevers die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Een particulier kan dus niet met de ketenaansprakelijkheid te maken krijgen.
Tot slot
De inlenersaansprakelijkheid kan grote financiële gevolgen hebben voor jouw onderneming. In deze advieswijzer zijn we nader ingegaan op de mogelijkheden om de aansprakelijkheid zo veel mogelijk te beperken. We horen het graag als je meer informatie wilt.