De onbelaste vergoedingen voor buitenlandse dienstreizen van werknemers zijn per 1 oktober 2018 verhoogd. De maximumbedragen verschillen per land, stad en regio en zijn te vinden in het Reisbesluit Buitenland. De vergoedingen voor binnenlandse dienstreizen zijn vooralsnog ongewijzigd.
Hoewel deze besluiten bedoeld zijn voor ambtenaren op dienstreis, kunnen deze ook worden toegepast voor werknemers die wat betreft hun uitgaven vergelijkbaar zijn met ambtenaren op dienstreis.
Vaste bedragen
Een werknemer die voor zijn werk in het buitenland is, kan een vaste vergoeding krijgen voor reis- en verblijfskosten, die onder voorwaarden onbelast is. Hiervoor hoeven geen bonnetjes of facturen te worden verzameld. Vergoed je meer dan de genoemde maximumbedragen, dan moet je het meerdere als belast loon aanmerken of aanwijzen als eindheffingsloon in de werkkostenregeling.
Kosten aannemelijk?
Alle kosten die je niet aannemelijk kunt maken, worden belast. De vergoedingen hiervoor moet je ook als loon beschouwen en belasten of opnemen in de werkkostenregeling. Als je de kosten van een overnachting niet aannemelijk kunt maken, mag je volgens het Reisbesluit een vergoeding van € 11,34 geven. Deze vergoeding is echter wel belastbaar.
Tip: wil je aansluiten bij het Reisbesluit Binnen- of Buitenland? Leg jouw situatie dan voor aan de Belastingdienst om zeker te zijn dat je vanuit kostenoogpunt vergelijkbaar bent met een ambtenaar op dienstreis.