Houd grip op de loonadministratie

Werkgevers moeten op de hoogte zijn van de belangrijkste valkuilen en hoe zij daarmee moeten omgaan.

Het in dienst nemen van personeel brengt tal van consequenties met zich. Zo moet de werkgever een loonadministratie aanleggen om aangifte loonheffingen te kunnen doen. Daarbij zijn er zaken die enig risico vertegenwoordigen waarmee iedere werkgever rekening moet houden. De belangrijkste aandachtspunten op een rij.

Tijdig en juiste identificatie nieuw personeel

Op het moment dat een nieuwe werknemer in dienst treedt moet de werkgever de identiteit van de werknemer vaststellen aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. De werkgever bewaart een kopie hiervan bij zijn loonadministratie. Als de identiteit van de werknemer (ook meewerkende kinderen) niet tijdig en juist wordt geverifieerd, leidt dit tot toepassing van het zogenoemde anoniementarief (52%) op het loon. De inhoudingsplichtige riskeert daarmee ook een hoge naheffingsaanslag en een verzuimboete van maximaal € 4920.

Specificatie vaste kostenvergoedingen

Veel werkgevers verstrekken een vaste kostenvergoeding aan hun werknemers. Let daarbij wel op een aantal voorwaarden. Zo moeten vaste kostenvergoedingen afzonderlijk van het loon worden vastgesteld en voorafgaand aan de betaling naar aard en veronderstelde omvang worden gespecificeerd. In de praktijk verzuimen werkgevers hierin vaak. Het gevolg kan zijn dat de Belastingdienst naheffingsaanslagen met boete en heffingsrente oplegt, omdat de kostenvergoeding als belastbaar loon wordt aangemerkt.

Secundaire arbeidsvoorwaarden

Naast de primaire arbeidsvoorwaarde (salaris) verstrekken werkgevers meestal ook secundaire arbeidsvoorwaarden. De bekendste vorm van secundaire arbeidsvoorwaarde is de auto van de zaak.

Op dit punt geldt dat de opgave van de ter beschikking gestelde auto juist moet zijn. Zo moet de fiscale bijtelling van het privégebruik van de auto plaatsvinden. Deze bijtelling mag echter achterwege blijven als er sprake is van maximaal vijfhonderd kilometer privégebruik per kalenderjaar. De werkgever moet dit wel kunnen bewijzen met bijvoorbeeld een kopie van de ‘Verklaring geen privégebruik auto’ die hij bij zijn administratie bewaart.

Blijkt de werknemer op kalenderjaarbasis met zo’n auto meer dan vijfhonderd kilometer privé te rijden, dan moet de waarde van het privégebruik bij zijn loon worden geteld. Om fouten te voorkomen bij het vastleggen en uitvoeren van de arbeidsvoorwaarden doet de werkgever er goed aan om vooraf met de Belastingdienst te overleggen over de status van de secundaire arbeidsvoorwaarden.

Let op!

Het is in bepaalde gevallen mogelijk een (collectieve) afspraak met de Belastingdienst te maken over het privégebruik van een auto door (een groep van) werknemers. Deze werknemers hoeven dan geen rittenregistratie bij te houden, maar mogen ook geen verklaring aanvragen.

Premiepercentages

Werkgevers betalen het werkgeversdeel van de socialeverzekeringspremies en houden het werknemersdeel in op het loon van de werknemer. De hoogte van de premie is afhankelijk van de sector waarin het bedrijf is ingedeeld.

Een startende ondernemer ontvangt - na aanmelding - een beschikking van de Belastingdienst met daarin de code van de sector waartoe hij behoort. In geval van structurele veranderingen binnen zijn onderneming moet hij een nieuwe beschikking krijgen. Een verkeerde sectorindeling – maar ook het ten onrechte toepassen van lage premiepercentages – kan een aanzienlijk verschil in totale loonkosten betekenen. In bepaalde sectoren (zoals de horeca) geldt voor vast personeel namelijk een lager premiepercentage dan voor los personeel, dus let hierop.

‘Zuivere’ pensioenregelingen

Pensioenregelingen moeten voldoen aan de eisen van de Wet op de loonbelasting. Bij twijfel is het verstandig contact op te nemen met de Belastingdienst. Als de pensioenregeling niet aan de eisen voldoet, wordt deze aangemerkt als ‘onzuiver’. De gehele aanspraak is dan belast. Daarbij komt nog dat de werkgever de zogenoemde revisierente met een tarief van 20% moet betalen.

Loonbelasting in internationaal verband

De drie belangrijkste aandachtspunten op het gebied van loonbelasting in internationaal verband zijn de 30%-regeling, de 183-dagenregeling en de socialeverzekeringsplicht.

Het toepassen van de 30%-regeling voor zogenoemde ingekomen werknemers is toegestaan vanaf het moment dat de Belastingdienst een beschikking afgeeft. Het komt weleens voor dat werkgevers al gedurende de periode na de aanvraag en voordat een beschikking is afgegeven de 30%-regeling toepassen.

Ook een verkeerde interpretatie van een verdragsbepaling kan leiden tot een onjuiste aangifte loonheffingen. Dit is het geval bij toepassing van de zogenoemde 183-dagenregeling in combinatie met het materieel werkgeverschap. Bij doorbelasting aan de zogenoemde materiële werkgever (waarbij loonkosten en vergoeding zijn gerelateerd aan de tijdsduur) moet vanaf de eerste dag (en niet pas bij overschrijding van de 183-dagengrens) loonbelasting worden ingehouden. Dit is een veelvoorkomend misverstand.

Op het gebied van sociale verzekeringen heeft de werkgever te maken met bilaterale verdragen en EG-verordeningen. Op grond hiervan wordt bepaald welk land exclusief bevoegd is om volgens zijn socialeverzekeringsstelsel premies te heffen. Het is aan te raden hiervoor contact op te nemen met de Sociale Verzekeringsbank.

Het in orde brengen van de loonadministratie op deze punten is van groot belang.

Bron: De Salarisadviseur